Заявка на транспортування (Створення, підписання, відправлення та відхилення)¶
Зміст:
При формуванні документообігу «Заявка на транспортування» ініціатором документа виступає користувач з роллю «Вантажовідправник» (в сервісі ETTN передбачені 3 основні ролі учасників документообігу: «Вантажовідправник», «Перевізник», «Вантажоотримувач»). Обмін документом здійснюється між «Вантажовідправником» та «Перевізником»:
«Вантажовідправник» -> «Перевізник»
«Перевізник» -> «Вантажовідправник»
Сценарії взаємодії з контрагентами¶
При роботі з «Заявкою на транспортування» можливо організувати:
Документообіг, в якому «Заявкою на транспортування» пропонує перевезення між трьома компаніями-учасниками (1 «Вантажовідправник» - 1 «Перевізник» - 1 «Вантажоотримувач») з пункту навантаження в пункт розвантаження (дві адреси).
Документообіг, в якому «Заявкою на транспортування» пропонує перевезення одразу одразу з кількома «Вантажоотримувачами» (1 «Вантажовідправник» - 1 «Перевізник» - N «Вантажоотримувачів») з відповідною кількістю пунктів навантаження та розвантаження (кілька адрес).
1 Створення «Заявки на транспортування» «Вантажовідправнико컶
Для створення «Заявки на транспортування» на платформі «Вантажовідправнику» необхідно натиснути на кнопку «Створити».
Після цього необхідно вибрати тип створюваного документа в модальному вікні:
Далі необхідно заповнити форму «Заявка на транспортування» (кнопка «Зберегти» активується лише для заповненої форми).
В документі обов’язково вказується:
Номер заявки на транспортування;
Дата заявки на транспортування;
Найменування вантажу - вказується загальний характер вантажу;
Вид транспорту - вказуються вимоги до виду транспорту;
Вид перевезень (покілометровий тариф, погодинний тариф, відрядний тариф, централізоване перевезення, внутрішньоміське, приміське, міжміське, міжнародне перевезення);
Перевізник – необхідно обрати з випадаючого списку (для цього в рядку необхідно ввести мінімум 3 символи найменування/П.І.Б. перевізника, після цього обрати його з випадаючого списку);
Замовник – необхідно обрати з випадаючого списку (для цього в рядку необхідно ввести мінімум 3 символи найменування/П.І.Б. перевізника, після цього обрати його з випадаючого списку);
Вантажовідправник – необхідно обрати з випадаючого списку (для цього в рядку необхідно ввести мінімум 3 символи найменування/П.І.Б. вантажовідправника, після цього обрати його з випадаючого списку), місцезнаходження/місце проживання буде додано автоматично;
№ договору та його дата – номер/дата договору, на підставі якого створено документ;
Кількість місць – вказуються вимоги до місткості грузового транспорту;
Температурні вимоги – вказуються температурні вимоги до перевезення вантажу;
Масою брутто,т – вказуються вимоги до вантажопідйомності грузового транспорту;
Вартість перевезення – вказуються вимоги до вартості послуги перевезення;
Важливо
При виборі «Спосіб тарифікації» = «за кілометраж» поле «Загальна відстань перевезення» стає обов’язковим до заповнення.
При виборі «Спосіб тарифікації» = «фіксована вартість» поля «Вартість перевезення без ПДВ» та «Загальна вартість перевезення» стають обов’язковим до заповнення.
Важливо
Вибір організації-перевізника, адрес навантаження/розвантаження доступні з випадаючого списку або при ручному додаванні! Якщо Перевізник відсутній на платформі EDIN, то його можливо додати через кнопку «Новий перевізник»:
Відкриється модальне вікно, в якому потрібно буде заповнити основні обов’язкові дані майбутного контрагента (Назву, Тип, ЄДРПОУ, ІПН, Місто, Адресу організації та співробітника) та натиснути «Додати»:
При корректному заповненні даних (унікальні email, ЄДРПОУ) на вказаний email буде відправлено запрошення з унікальним посиланням для подальшої реєстрації на платформі EDIN:
Важливо
Якщо контрагенти були введені вручну (поки не зареєстровані на платформі EDIN), то при збереженні документа відобразиться попередження, наприклад, для Перевізника:
Окрім полей в формі документу необхідно заповнити табличну частини «Заявка на транспортування». Для заповнення табличної частини документу потрібно натиснути на кнопку «Додати», після чого відкриється модальне вікно «Відомостей про вантаж» (обов’язкові поля позначені червоною зірочкою * ):
Вантажоодержувач – необхідно обрати з випадаючого списку (для цього в рядку необхідно ввести мінімум 3 символи найменування/П.І.Б. вантажоодержувача, після цього обрати його з випадаючого списку), місцезнаходження/місце проживання буде додано автоматично;
Підказка
Для пункту навантаження та розвантаження заповнюються поля вказуються відповідні значення адрес, дат, контактних осіб, телефони.
Адреса – необхідно обрати з випадаючого списку (для навантаження значення підтягуються з довідника «Вантажовідправника», а для розвантаження - «Вантажоодержувача») або можливо ввести «Нові адреси»;
Дата та час навантаження/розвантаження - для кожної адреси вказуються кінцеві терміни в яких потрібно здійснити забір та доставку вантажу;
Контактна особа та її телефон - вказуються для того, щоб водію було зрозуміло, до кого потрібно звертатись при навантаженні/розвантаженні.
Порада
Для повторного вибору перевізника, вантажовідправника, вантажоодержувача, пунктів навантаження/розвантаження необхідно натиснути на кнопку «Обрати».
Для редагування інформації щодо вантажу необхідно навести курсор на рядок цього вантажу та натиснути «Змінити», для видалення – «Видалити».
Для збереження «Заявка на транспортування» необхідно натиснути кнопку «Зберегти», документ потрапить у папку «Чернетки».
За необхідністю є можливість додати супровідні документи. Для цього необхідно натиснути на кнопку «Додати файл» (назва файлу повинна бути унікальною).
Для того щоб видалити доданий файл необхідно натиснути на іконку корзини. Для того щоб зберегти доданий файл необхідно натиснути на його назву.
Після усіх проведених змін документ необхідно «Зберегти» (1) та «Підписати» (2).
1.1 Підписання та відправка «Заявки на транспортування» «Вантажовідправнико컶
Після ініціалізації бібліотеки підписання, система надасть можливість додати ключ для підписання. При першому підписанні у модальному вікні потрібно обрати файл чи токен (1), ввести пароль (2) та натиснути «Считати» (3) ключ для підписання:
При успішному додаванні ключа автоматично відобразиться особа, від імені якої буде здійснено підписання. У користувача може бути додано кілька ключів - для вибору потрібного для здійснення операції підписання потрібно проставити відмітку (4) лівою кнопкою миші і натиснути «Підписати» (5):
Важливо
Якщо підписання цим ключем вже було здійснено або знайдена невідповідність даних ЄДРПОУ/ІПН (перевірка), то підписання блокується, а користувачу виводиться відповідне повідомлення:
Додатково в вікні підписання можливо натиснути «Детальніше» для того, щоб переглянути інформацію про підписанта;видалити помилкові ключі (
).
При подальшій роботі з раніше доданим ключем/-ами потрібно вводити лише пароль для обраного ключа:
Після підписання «Заявки на транспортування» окремим блоком відображається інформація про підписантів. Для відправки «Заявки на транспортування» необхідно натинути на кнопку «Надіслати».
Після відправки документа контрагенту він відображається в журналі вихідних документів. Для відправленого «Вантажовідправником» «Заявка на транспортування» присвоюється статус «Очікує підтверження перевізником»:
Відправлена «Заявка на транспортування» має наступний вигляд:
На формі «Заявка на транспортування» у лівій верхній частині відображаються QR-код та унікальний ідентифікатор документа.
Користувач може скористатись функціоналом для «Друку», «Завантаження» чи «Клонування»; також у разі виявлення помилки в документі у «Вантажовідправника» є можливість відхилити відправлене «Заявка на транспортування» до підписання «Перевізником». Для цього потрібно натиснути на кнопку «Відхилити».
1.2 Відхилення «Заявка на транспортування» «Вантажовідправнико컶
Для того, щоб відхилити документ (доступно до підписання «Перевізником») потрібно натиснути «Відхилити». Після чого в модульному вікні обов’язково потрібно заповнити причину відміни документа:
На платформі відображається повідомлення та змінюється статус документа в ланцюжку («Скасовано замовником»).
2 Отримання «Заявка на транспортування» «Перевізнико컶
Відправлена з боку «Вантажовідправника» «Заявка на транспортування» відображається в папці «Вхідні».
Вхідний підписаний документ можливо «Підтвердити» чи «Відхилити».
2.1 Підтвердження «Заявка на транспортування» та відправка «Підтвердження транспортування» «Перевізнико컶
Після того, як водій чи «Перевізник» «підтверджує» документ, відкривається форма «Підтвердження транспортування», в якій необхідно заповнити відомості про водія та натиснути «Зберегти»:
Для автомобілів та причепів реалізований автоматичний довідник, в який записуються «Реєстраційний номер», «Марка/модель», «Тип». Для раніше введеного реєстрайійного номеру, наприклад, КК1234КК користувач може скористатись пошуком (мінімум 3 символи): КК1, К12, 123, 234, 34К, 4КК.
Примітка
Якщо користувач вказує будь-які дані причіпа/напівпричіпа, то відповідні поля: реєстраційний номер, марка та тип стають обов’язковими до заповнення!
Якщо водій відсутній в списку його можливо додати через кнопку «Новий водій»:
Після чого в модальному вікні потрібно буде заповнити дані про водія («Серія, номер посвідчення водія» заповнюється в форматі «3 заголовні латинські літери + 6 цифр», наприклад «DGJ123456»). Обов’язкові поля позначені червоною зірочкою * . Доданий водій прив’язується в системі до вказаного «Перевізника». Є можливість зробити доступним номер телефону водія для учасників документообігу (відмітка «Відображати номер телефону водія»).
Після того, як документ буде «Збережено» з’являється можливість додати до «Підтвердження транспортування» супровідні документи. Для цього необхідно натиснути на кнопку «Додати файл» (назва файлу повинна бути унікальною).
Для того щоб видалити доданий файл необхідно натиснути на іконку корзини. Для того щоб зберегти доданий файл необхідно натиснути на його назву.
Після усіх проведених змін документ необхідно «Зберегти» (1) та «Підписати» (2).
Підказка
Процес підписання «Перевізником» не відрізняється від підписання «Вантажовідправником» та описаний в розділі вище .
Після підписання в «Підтвердження транспортування» додається інформація щодо підписантів документа. Документ можливо «Надіслати» контрагенту («Вантажовідправнику»):
Підписаний документ відображається в журналі надісланих документів зі статусом «Очікує підписання замовником»:
2.2 Відхилення «Підтвердження транспортування» «Перевізнико컶
У «Перевізника» є можливість відхилити «Підтвердження транспортування» до його підписання замовником. Для цього потрібно натиснути на кнопку «Відхилити». Після чого в модульному вікні обов’язково потрібно заповнити причину відміни документа:
Для відхиленого перевізником «Заявка на транспортування» присвоєно статус «Скасовано перевізником». Документ з цим статусом відображається у «Вхідних» «Перевізника».
3 Отримання «Підтвердження транспортування» «Вантажовідправнико컶
Відправлене з боку «Перевізника» «Підтвердження транспортування» відображається в папці «Вхідні».
Вхідний відкритий підписаний документ доступно «Підписати» та «Відхилити».
3.1 Підписання «Підтвердження транспортування» «Вантажовідправнико컶
Для підписання Підтвердження транспортування потрібно натиснути на кнопку «Підписати».
Підказка
Процес підписання «Вантажовідправником» вже описаний раніше в розділі вище .
Після підписання інформаційне повідомлення сповіщає про те, що документообіг завершено («Процес завершено»), а статус документа «Підтвердження транспортування» змінюється на «Підписано замовником».
А на панелі підписаного «Підтвердження транспортування» з’являються дві кнопки:
Створити ЕТТН - дозволяє створити ЕТТН за вибраним «Вантажовідправником» (якщо їх було кілька в «Замовленні транспортування»):
Необхідно вибрати для якої адреси із «Підтвердження транспортування» буде створено ЕТТН:
Після чого відкриється частково заповненя форма ЕТТН, що вже матиме зв’язок з раніше створеними документами:
Детальніше про заповнення, підписання, відправку в інструкції для роботи з «ЕТТН» )
Створити Акт - дозволяє створити «Акт прийому-передачі» за вибраним «Вантажовідправником» (якщо їх було кілька в «Замовленні транспортування»):
Необхідно вибрати для якої адреси із «Підтвердження транспортування» буде створено «Акт прийому-передачі»:
Після чого відкриється частково заповненя форма «Акта прийому-передачі», що вже матиме зв’язок з раніше створеними документами:
Детальніше про заповнення, підписання, відправку в інструкції для роботи з «Актом прийому-передачі» )
3.2 Відхилення «Підтвердження транспортування» «Вантажовідправнико컶
Для того, щоб відхилити документ потрібно натиснути «Відхилити».
Після чого в модульному вікні обов’язково потрібно заповнити причину відміни документа:
На платформі відображається повідомлення та змінюється статус документа в ланцюжку («Скасовано замовником»).
Контакти¶
Служба сервісної підтримки: support@edin.ua